Für Büros mit vielen Dokumenten

Dokumentenarbeit,
automatisiert.
Wo es sich lohnt.

Berichte, Protokolle, Verträge, Akten: Ein großer Teil Ihrer Bürozeit geht für das Abtippen, Übertragen und Suchen drauf, das niemand abrechnet. Wir sehen uns Ihre Abläufe an, beziffern, was sich davon automatisieren lässt, und sagen Ihnen ehrlich, wo es sich nicht lohnt. Sie entscheiden, was umgesetzt werden soll.

Zertifizierungen
AWS Solutions Architect Associate Certified Kubernetes Application Developer Terraform Certified Associate
Typisches Ergebnis
6 Befunde, 3 sofort umsetzbar
Warum es hakt

Das Problem ist selten die Technik.
Es ist die Umsetzungsentscheidung.

Dass sich einiges automatisieren ließe, ahnen die meisten Büros. Woran es fehlt, ist eine belastbare Grundlage: Was lohnt sich wirklich, was kann die vorhandene Software schon, und wem kann man dabei trauen?

Problem 01 · Wo anfangen?

Sie wissen, dass Zeit verloren geht. Nur nicht genau wo.

Notizen und Aufnahmen abtippen, Inhalte in die Vorlage übertragen, Dateien und Anlagen zuordnen. Jede Aufgabe für sich wirkt klein. Zusammen sind es Tage.

Problem 02 · Vertraulichkeit

Ihre Unterlagen gehören nicht in irgendeine Cloud

Verträge, personenbezogene Daten, Unterlagen Ihrer Auftraggeber, teils rechtlich bindend. Das schließt die schnelle Standardlösung oft von vornherein aus.

DSGVO Verschwiegenheit bleibt im Haus
Problem 03 · Interessenlage

Jeder Anbieter empfiehlt zufällig sein eigenes Produkt

Wer die Software verkauft, kann Ihnen schlecht sagen, dass Sie sie nicht brauchen. Eine unabhängige Einschätzung bekommen Sie dort nicht.

„Nein.“

Auch das ist ein legitimes Analyseergebnis. Wir empfehlen keine Software, die Sie nicht brauchen.

Problem 04 · Standardsoftware

Von der Stange gibt es Ihren Ablauf nicht

Große Anbieter decken inzwischen vieles ab. Für die Art, wie Ihr Büro seine Dokumente erstellt, baut trotzdem niemand ein Modul. Der Markt dafür ist zu schmal.

Unser Angebot

Wie sieht unsere Zusammenarbeit aus?

Wir beginnen mit einer Analyse, nicht mit einem Angebot für Automationssoftware. Die vier Bereiche bauen zwar aufeinander auf, aber jeder steht für sich: Nach jedem entscheiden Sie neu, ob es weitergeht, und Sie beauftragen nur, was Sie wirklich brauchen.

Vorab

Erstgespräch, 30 Minuten, kostenlos. Sie schildern, was in Ihrem Büro am meisten Zeit frisst. Wir sagen Ihnen offen, ob sich eine Analyse bei Ihnen überhaupt lohnt. Manchmal lautet die Antwort schon hier „eher nicht“.

Potenzial-Analyse
Proof of Concept
Umsetzung
Betrieb

Erst die Klarheit, dann alles Weitere

Wir sehen uns Ihre Abläufe an: wie ein Vorgang bei Ihnen entsteht, welche Vorlagen und Systeme im Spiel sind, wo Zeit verloren geht. Daraus wird eine schriftliche, technologieneutrale Empfehlung, ausdrücklich einschließlich der Punkte, an denen sich Automatisierung nicht rechnet oder Ihre vorhandene Software schon ausreicht. Der Bericht gehört Ihnen, unabhängig davon, ob wir danach weiterarbeiten.

Analyse Ihrer Abläufe, vor Ort oder remote
Schriftliche Empfehlung, priorisiert nach Aufwand und Nutzen
Ehrliches Feedback auch dann, wenn sich etwas nicht lohnt
Umfang und Preis vorab schriftlich

Einen Ablauf echt bauen, bevor Sie entscheiden

Aus der Analyse wählen wir gemeinsam den Ablauf mit dem besten Verhältnis von Aufwand und Wirkung und bauen ihn tatsächlich, mit Ihren eigenen, anonymisierten Unterlagen. Am Ende sehen Sie an Ihrem Material, ob das Ergebnis Ihren Ansprüchen genügt. Erst danach steht die Frage nach einem größeren Projekt im Raum.

Workshop, in dem der Ablauf und die Abnahmekriterien festgelegt werden
Aufbau auf unserer Hardware, ohne Eingriff in Ihre IT
Kalibrierung mit Ihren eigenen Beispieldaten
Kein Weiterbau ohne Ihre ausdrückliche Entscheidung

Gebaut wird, was sich in der Analyse gerechnet hat

Je nach Befund heißt das: ein automatisierter Ablauf, eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen, ein schlankes Web-Werkzeug oder eine lokale KI-Anwendung. Vieles davon braucht übrigens gar keine KI; klassische Logik und saubere Schnittstellen reichen oft völlig aus, um spürbar Zeit zu sparen. Wo Ihre Unterlagen es erfordern, läuft alles auf Hardware in Ihrem Haus, ohne Verbindung nach außen.

Automatisierte Abläufe, Schnittstellen und individuelle Web-Tools
Auch ohne KI, wo klassische Automatisierung genügt
Auf Wunsch vollständig lokal, ohne Cloud-Übertragung
Klar abgegrenzter Umfang, auf Basis der Analyse

Läuft weiter, auch ohne uns

Mit der Übergabe bekommen Sie Dokumentation, Einweisung und die Zugänge. Die Lösung läuft in Ihrem Haus und gehört Ihnen. Ob wir danach Support, Updates und Weiterentwicklung übernehmen, entscheiden Sie. Es gibt keinen Mechanismus, der Sie an uns bindet.

Dokumentation und Einweisung Ihrer Mitarbeiter
Support, Updates und Monitoring auf Wunsch
Weiterentwicklung, wenn sich Ihre Abläufe ändern
Optional, Sie entscheiden nach der Übergabe
Demo

Von der Frage zur belegten Antwort

Ein Beispiel für das, was am Ende einer Analyse stehen kann, hier bei einem Anlagenbauer: Ein Techniker wählt den Kunden und beschreibt eine Störung in einem Satz. Zurück kommt keine allgemeine Auskunft, sondern die Antwort aus den eigenen Serviceberichten des Hauses, mit Datum, Techniker und Fundstelle. Also das Wissen, das sonst nur einzelne Kollegen im Kopf haben. Bei Ihnen heißen die Unterlagen anders, das Prinzip bleibt dasselbe, und alles läuft auf Hardware im eigenen Haus.

Kunden, Anlagen und Berichte stammen aus einem realitätsnahen Demo-Bestand, es sind keine echten Kundendaten.

Konkreter für Ihren Fall

Wo wir den Ablauf
schon kennen

Das Vorgehen ist überall dasselbe, die Unterlagen sind es nicht. Für zwei Branchen und eine Ausgangslage haben wir den Fall ausführlich beschrieben, mit Beispielen aus der Praxis statt allgemeiner Beschreibung.

Branche

Maschinen- und Anlagenbau

„Derselbe Fehler. Zweimal gesucht. Zweimal bezahlt.“

Die Ursache stand schon beim letzten Mal im Servicebericht. Nur liest ihn niemand, wenn die Anlage steht.

Zum Praxisfall
Branche

Ingenieur- und Planungsbüros

„Zweimal geplant. Einmal bezahlt.“

Die Festlegung stand im Protokoll der Baubesprechung. Nur findet sie niemand, wenn der Plan raus muss.

Zum Praxisfall
Thema, branchenübergreifend

Wenn Wissen in Rente geht

„Damit Erfahrung nicht in Rente geht.“

Der Kollege, den man bei jeder ungewöhnlichen Frage geholt hat, geht Ende des Jahres. Was er weiß, steht in keinem Handbuch.

Zum Vorgehen

Ihre Branche ist nicht dabei? Das Vorgehen ändert sich dadurch nicht. Erzählen Sie uns im Erstgespräch von Ihren Unterlagen.

Über uns

Wer Ihnen gegenübersitzt

Kein Vertrieb, keine Zwischenebene. Philipp Anders koordiniert jedes Projekt selbst und bleibt Ihr Ansprechpartner, von der ersten Analyse bis zur Übergabe.

Philipp Anders, Gründer von smartwandler
Gründer

Philipp Anders

Gegründet wurde smartwandler von Philipp Anders, Diplom-Ingenieur mit über zehn Jahren Erfahrung im Aufbau und Betrieb großer IT-Systeme, unter anderem bei Sopra Steria, Deloitte, Mercedes-Benz, Volkswagen und im öffentlichen Sektor. Er koordiniert jedes Projekt selbst, von der ersten Analyse bis zur Übergabe. Deshalb gibt es bei uns keine Weitergabe an ein Team, das Ihr Büro nie gesehen hat, und keine Ebene, die zwischen Ihnen und der Umsetzung sitzt. Uns interessiert, wie ein Vorgang bei Ihnen tatsächlich durchläuft, nicht wie er im Handbuch stehen sollte.

Individuelle Beratung bei smartwandler
Beratung

Erst zuhören. Dann urteilen.

Wir verkaufen keine Software, deshalb können wir Ihnen sagen, wenn sich etwas nicht lohnt. Statt eines Standardansatzes sehen wir uns an, wie bei Ihnen tatsächlich gearbeitet wird: welche Vorlagen im Umlauf sind, wo nachgetippt wird, was schon einmal gescheitert ist. Ihre Mitarbeiter binden wir früh ein: Was im Alltag nicht angenommen wird, spart am Ende keine Zeit.

Technische Umsetzung bei smartwandler
Umsetzung

Wir können auch bauen, müssen es aber nicht.

Anders als reine Berater bleiben wir nicht bei der Empfehlung stehen: Wenn Sie umsetzen wollen, machen wir es selbst. Analyse, Aufbau und Übergabe kommen aus einer Hand, ohne Weitergabe an ein fremdes Umsetzungsteam. Das hält die Empfehlung ehrlich, weil wir uns an dem messen lassen müssen, was wir vorschlagen. Uns geht es um Sicherheit, Datenschutz und Systeme, die auch in drei Jahren noch wartbar sind, ohne dass Sie dafür an uns gebunden sind.

Wen Sie sonst fragen könnten

Die Lücke zwischen Anbieter
und großer Beratung

Softwareanbieter kennen ihr Produkt, aber nicht Ihr Büro. Große Beratungen liefern eine Folienstrecke und gehen wieder. Wir sitzen dazwischen.

Kriterium
Software­anbieter
Große Beratung
smartwandler ✓
Empfiehlt auch mal, nichts zu kaufen
✕
~
✓
Sagt Ihnen, wenn Ihre vorhandene Software das schon kann
✕
~
✓
Setzt anschließend selbst um
✓
✕
✓
Umfang und Preis vorab schriftlich
~
✕
✓
Sie sprechen mit dem, der es baut
✕
✕
✓
Arbeitet auch dann, wenn Ihre Daten das Haus nicht verlassen dürfen
~
~
✓

Einordnung typischer Anbieterkatagorien aus Sicht kleiner und mittlerer Büros

Häufige Fragen

Antworten auf Ihre Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen sollten, auch die unbequemen Punkte.

Was, wenn Sie zu dem Ergebnis kommen, dass sich nichts lohnt?
+
Dann steht das so im Bericht. Das ist kein Scheitern der Analyse, sondern ihr Ergebnis, und zwar eines, das Ihnen eine Fehlinvestition erspart. Genau deshalb ist die Analyse von der Umsetzung getrennt: Würden wir nur am Bauen verdienen, könnten Sie unserer Empfehlung nicht trauen. In der Praxis ist die Antwort selten ein glattes Nein, häufiger ein „diese zwei Dinge ja, die anderen vier nicht“.
Bleibt die fachliche Verantwortung bei mir?
+
Uneingeschränkt. Was wir bauen, erzeugt Entwürfe und Vorlagen. Eine fachliche Aussage trifft es nie. Jeder Text, jede Zusammenfassung, jedes Dokument geht erst raus, nachdem Sie es geprüft und freigegeben haben. Der Freigabeschritt ist fester Bestandteil jedes Ablaufs und lässt sich nicht überspringen. Die Technik nimmt Ihnen das Abtippen und Sortieren ab, nicht das Urteil. Bei Unterlagen, die vor Gericht Bestand haben müssen, ist das aus unserer Sicht die einzig vertretbare Bauweise.
Was passiert mit den Daten meiner Auftraggeber?
+
Wo es die Vertraulichkeit erfordert, läuft die Verarbeitung vollständig auf Geräten in Ihrem Haus. Die Unterlagen werden dabei zu keinem Zeitpunkt an einen externen Dienst übertragen, auch nicht an uns. Das ist technisch aufwendiger als eine Cloud-Lösung, aber bei vertraulichen Unterlagen, personenbezogenen Daten und Verschwiegenheitspflichten oft die einzige gangbare Variante. Wo diese Anforderung nicht besteht, sagen wir Ihnen das auch. Dann ist eine einfachere Lösung meist die bessere.
Was kostet die Zusammenarbeit?
+
Das hängt vom Umfang ab, und den legen wir vor jedem Schritt gemeinsam fest. Bevor Sie sich entscheiden, bekommen Sie Umfang und Preis schriftlich. Wir fangen bewusst mit der Analyse an, weil Sie danach wissen, worüber wir überhaupt reden, und weil sich der Aufwand einer Umsetzung vorher nicht seriös beziffern lässt. Die konkreten Zahlen für Ihren Fall besprechen wir im Erstgespräch, und das kostet Sie nichts.
Was, wenn meine vorhandene Bürosoftware das auch anbietet?
+
Dann sagen wir Ihnen das, und Sie sparen sich ein Projekt. Wir sehen uns in der Analyse ausdrücklich an, was Ihre bestehenden Programme bereits können und ob eine ungenutzte Funktion oder eine andere Konfiguration das Problem schon löst. Das kommt häufiger vor, als man denkt. Interessant wird es dort, wo für Ihren speziellen Ablauf kein Anbieter ein Modul baut, weil dieser Ablauf sich von Büro zu Büro unterscheidet. Genau dort liegt unser Ansatz.
Muss es unbedingt KI sein?
+
Nein, und das ist wichtiger, als es klingt. Viele Abläufe lassen sich mit klassischer Logik, sauberen Schnittstellen und guten Vorlagen automatisieren, ganz ohne Sprachmodell. Das ist günstiger, schneller, wartbarer und liefert vorhersagbare Ergebnisse. KI setzen wir dort ein, wo es um unstrukturierte Inhalte geht: gesprochene Notizen, freier Text, unsortierte Dokumente. Für alles andere wäre sie die falsche Wahl.
Wie lange dauert das?
+
Die Analyse selbst ist eine Sache von wenigen Tagen bis zwei Wochen, je nachdem wie viele Abläufe wir uns ansehen. Entscheiden Sie sich für eine Umsetzung, sind kleinere Automatisierungen oft in zwei bis vier Wochen im Einsatz; umfangreichere Anwendungen brauchen je nach Komplexität mehrere Monate. Gearbeitet wird iterativ mit Zwischenständen, sodass Sie früh sehen, wohin es läuft. Einen verbindlichen Zeitplan bekommen Sie mit dem Angebot.
Kann ich bestehende Systeme anbinden?
+
In aller Regel ja. Wir binden Bürosoftware, Dokumentenablagen, E-Mail-Systeme und Datenbanken an, über Schnittstellen, Dateiablagen oder klassische Export- und Importwege, je nachdem, was das jeweilige Programm hergibt. Ziel ist immer, dass sich die Lösung in Ihren gewohnten Ablauf einfügt, statt eine zusätzliche Insel zu schaffen, die am Ende niemand benutzt. Welche Anbindungen sinnvoll und technisch möglich sind, klären wir in der Analyse.
Brauche ich dafür neue Hardware?
+
Nicht zwingend. Für viele Aufgaben genügt ein vorhandener Rechner oder ein kompaktes Gerät mit ausreichend Arbeitsspeicher. Nur bei anspruchsvolleren Modellen lohnt sich eigene Hardware. Dann empfehlen wir Ihnen passende Geräte, die wir konfigurieren und bei Ihnen einrichten. Was in Ihrem Fall wirklich nötig ist, steht im Analysebericht; vorher ist jede Hardwareempfehlung geraten.
Der erste Schritt

Finden wir heraus, was sich
bei Ihnen wirklich lohnt.

30 Minuten, kostenlos. Sie erzählen, was Zeit frisst, und wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Analyse lohnt.

<24 h
Reaktionszeit
10+ Jahre
aus Großprojekten
neutral
ohne Herstellerbindung
kostenlos
Erstgespräch