Der Kollege, den man bei jeder ungewöhnlichen Frage geholt hat, geht Ende des Jahres. Was er weiß, steht in keinem Handbuch. Wir holen dieses Wissen aus den Köpfen und aus Ihren Ordnern, bringen es in eine Ordnung und machen es durchsuchbar: für Ihre Mitarbeiter und für KI. Auf Hardware im eigenen Haus.
„Warum fahren wir L3 im Sommer nur auf 80 Prozent?“
Ein Teil steckt in Köpfen, die bald in Rente gehen. Der andere liegt in Ordnern, die niemand mehr öffnet. Beides gehört Ihrem Unternehmen, verfügbar ist es trotzdem nicht.
Man fragt immer denselben Kollegen
Er weiß, warum die Anlage so gebaut ist, welcher Lieferant zweimal falsch geliefert hat und was man bei dem einen Kunden besser nicht anbietet. Nichts davon ist aufgeschrieben, weil es nie nötig war: Man konnte ja fragen.
Abgelegt heißt nicht auffindbar
Protokolle, Angebote, Prüfberichte, Mails, alles ist da. Nur dauert das Suchen länger als das Nachfragen, also fragt man weiter nach. Solange der Kollege da ist, funktioniert das.
Der Neue lernt nur, was zufällig vorkommt
Eingearbeitet wird an dem, was in diesen Wochen gerade anfällt. Der Sonderfall von vor vier Jahren kommt darin nicht vor, und genau der kostet später einen Tag.
ist der Termin, an dem das Wissen das Unternehmen verlässt. Vorbereitet wird darauf meist nur die Nachbesetzung.
KI beginnt mit guten Daten
Wer eine KI auf ein ungeordnetes Laufwerk setzt, bekommt Antworten in derselben Qualität wie die Ablage. Das Fundament ist nicht die Technik, sondern das, was Sie ihr zu lesen geben.
So läuft es in den meisten Betrieben ab, und niemand macht dabei etwas falsch. Der Fehler liegt darin, dass Erfahrung erst dann zum Thema wird, wenn die Kündigung oder der Rentenbescheid auf dem Tisch liegt.
Man weiß es, tut aber nichts
Der Termin steht fest, alle wissen davon. Das Tagesgeschäft läuft weiter, für Dokumentation ist keine Zeit vorgesehen. Man nimmt sich vor, „das rechtzeitig zu machen“.
Übergabe heißt Mitlaufen
Der Nachfolger läuft mit und lernt, was in diesen Wochen anfällt. Am Ende steht eine Ordnerstruktur, ein paar Zugänge und der Satz: „Ruf einfach an, wenn was ist.“
Die Fragen kommen trotzdem
Ein Sonderfall taucht auf, den es schon einmal gab. Man ruft den Ehemaligen an, oder man entscheidet neu und macht die Erfahrung ein zweites Mal. Beides kostet, das zweite mehr.
Kein Dokumentationsprojekt, das niemand liest, und keine Software, die Ihre Leute zusätzlich pflegen müssen. Drei Schritte, von denen der erste schon für sich einen Nutzen hat.
Was ist überhaupt da?
Wir sehen uns an, wo Ihr Wissen liegt: Laufwerke, Postfächer, Ordner, Systeme. Sie bekommen schriftlich, was vorhanden, was doppelt und was nur in Köpfen ist. Diese Übersicht gehört Ihnen, unabhängig davon, ob Sie weitermachen.
Erfahrung abholen, ohne Aufsatz
Statt Ihre erfahrenen Leute vor ein leeres Dokument zu setzen, führen wir strukturierte Übergabegespräche und lassen sie erzählen. Die Aufnahme wird im Haus transkribiert und in eine feste Form gebracht: Fall, Hintergrund, Entscheidung, Begründung. Geprüft und freigegeben wird von Ihnen.
Auffindbar für Menschen und KI
Das Ergebnis liegt strukturiert im Unternehmen und ist in einem Satz abfragbar. Jede Antwort nennt ihre Quelle mit Datum. Wo nichts dokumentiert ist, sagt das System das, statt sich etwas auszudenken.
Die Aufzeichnung zeigt einen Anlagenbauer, der genau diesen Schritt hinter sich hat: Ein Techniker beschreibt eine Störung in einem Satz. Zurück kommt die Antwort aus den Serviceberichten der Kollegen, mit Datum, Name und Fundstelle, auch aus Berichten von vor mehreren Jahren. Für die Auskunft muss niemand mehr angerufen werden, der das Haus längst verlassen hat. Wie Ihre Unterlagen heißen, spielt für das System keine Rolle. Es läuft auf Hardware im eigenen Haus.
Kunden, Anlagen und Berichte stammen aus einem realitätsnahen Demo-Bestand, es sind keine echten Kundendaten.
Es geht nicht um Konzernstrukturen. Es geht um Betriebe zwischen 15 und 250 Mitarbeitern, in denen einzelne Personen unersetzlich geworden sind, ohne dass das jemand geplant hätte.
Ein Wechsel steht an
Rente, Nachfolge oder eine Kündigung in einer Schlüsselrolle. Der Termin ist bekannt, die Übergabe ist noch nicht geklärt.
Gewachsene Ablage
Zwanzig Jahre Laufwerk, mehrere Generationen von Ordnerlogik, dazu Postfächer und ein Archiv in Papier.
KI steht auf der Agenda
Sie wollen KI einsetzen und merken, dass die Frage nicht das Werkzeug ist, sondern die Datengrundlage.